À l’heure où la dématérialisation gagne de plus en plus d’entreprises, l’utilisation d’une signature électronique apparaît comme l’évolution logique au stylo pour permettre d’authentifier et/ou de valider des documents numériques. Il est donc essentiel de disposer d’une signature électronique qui réponde à toutes les exigences de sécurité pour garantir l’intégrité des documents signés. Par ailleurs, la signature électronique permet d’envisager plus concrètement le passage vers le « zéro papier ». Mis à part son intérêt écologique, la signature électronique est également bénéfique à l’entreprise sur le plan comptable et sur la productivité de ses équipes.

Créer une signature électronique via une plateforme spécialisée : une obligation !

Il faut bien comprendre qu’il ne suffit pas de signer sur une tablette tactile ou de scanner une signature manuscrite et de la copier/coller dans un document pour créer une signature numérique sécurisée. Dans la mesure où une signature engage le signataire, elle doit être reconnue légalement et donc, avoir une valeur juridique. Pour ce faire, il est nécessaire de s’inscrire auprès d’une plateforme de signature numérique certifiée par une Autorité de Certification et répondant ainsi aux exigences techniques internationales (normes EIDAS en vigueur depuis juillet 2016 en Europe, ESIGN Act aux États-Unis depuis 2000). L’accès au compte étant sécurisé par identifiant et mot de passe, cela permet d’authentifier l’identité du signataire via un certificat électronique avant de pouvoir utiliser l’outil spécifique proposé par la plateforme de signature pour apposer une empreinte cryptée dans un document numérique.

Trois bonnes raisons de passer à la signature électronique

Avant tout, la signature électronique sécurise de manière optimale tout document numérique, du simple devis aux contrats, en passant par les documents administratifs et comptables habituels (fiche de paie, note interne, bon de commande, facture, …). Comme il est nécessaire de s’identifier sur une plateforme spécialisée, la signature électronique est tout simplement infalsifiable contrairement à une signature manuscrite. De plus, la signature est inaltérable, empêchant ainsi toute modification sur le document signé.

Ensuite, la signature électronique simplifie grandement les échanges entre collaborateurs en éliminant notamment les problèmes de distance physique. Même en déplacement, les signataires pourront donc apposer leur signature dès lors qu’ils disposent d’une connexion internet, et ce même sur mobile. Le gain de temps obtenu permet d’être plus efficace en évitant les blocages dans le processus de décision et en fluidifiant les transactions. Et comme « le temps c’est de l’argent », la réduction des coûts est significative.

Toujours en termes d’économies de coûts, la signature électronique évite de devoir imprimer à chaque fois les documents à signer, réduisant de facto les dépenses en fournitures de bureau (papier, encre, reliure, enveloppe, etc.), les coûts de maintenance des imprimantes, les coûts de stockage des archives ... tout en faisant un geste pour l’environnement. Enfin, les économies réalisées concernent également les frais importants liés à l’acheminement des documents au format papier dans la mesure où les documents numériques pourront directement être transmis par e-mail aux destinataires avec la clé qui leur permettront de consulter le document.